Per indicizzare i toponimi e i luoghi è stato necessario procedere ad una contestuale normalizzazione dei termini utilizzati per definirli, poiché il più delle volte questi non erano univoci.
Dove è stato possibile si è scelta quale forma "normale" quella assunta nell'italiano corrente e, in sua assenza, quella latina che è apparsa più corretta e diffusa.
Ad essa, che chiameremo alias del toponimo, sono state collegate tutte le evenienze, individuate da stringhe di testo differenti ma sostanzialmente equivalenti.
Questa operazione ha consentito al software di correlare le tante varianti di ciascun toponimo alla forma normalizzata, rendendo possibile effettuare correttamente le ricerche nel testo e nella banca dati.
Ad esempio ricercando "Papigno" sarà possibile trovare nel testo quel toponimo in qualunque variante scrittoria sia stato espresso e, vice versa, cliccando sulla porzione di testo «castrum Papineae» si potrà risalire al toponimo normalizzato, a tutte le sue varianti e alle singole citazioni del medesimo.La visualizzazione della scheda toponimo, che affianca l'alias a tutte le evenienze, permette inoltre di evidenziare possibili errori e quindi di emendarli.