La prima difficoltà si è presentata a causa della molteplicità di modi con cui lo stesso individuo poteva essere indicato.
All’epoca della redazione del testo originale delle Riformanze era infatti consuetudine nominare un soggetto con il nome proprio, spesso in latino, seguito da quello del padre declinato al genitivo (i.e. Ionnes Angeli), poiché non era stato ancora istituzionalizzato l’uso del cognome. Questa era una norma generale che però presentava numerose eccezioni: poteva infatti verificarsi che una combinazione di nome e patronimico individuasse più di un soggetto all'interno di una comunità o di un contesto come quello di una lista, di un gruppo politico e sociale o di un'arte. Per distinguere gli “omonimi”, veniva quindi aggiunto il patronimico del genitore, anch'esso al genitivo (i.e. Ioannes Angeli Paulitti), o di uno o più avi conosciuti (i.e. Ioannes Paulitti) o anche, in alternativa o in abbinamento, il soprannome (i.e. Ioannes Angeli Paulitti Benenatae) se non il vero e proprio cognome (i.e. Ioannes Benaduci ovvero Ioannes Angeli Paulitti Benenatae Benaduci). In alcuni casi poteva poi essere specificata anche la provenienza o la residenza (i.e. Ioannes Angeli Paulitti Benenatae Benaduci de Capite superiori). Lo stesso individuo, infine, poteva venire indicato in modi differenti a seconda del contesto, del momento o del cancelliere.
Si è dovuto quindi, anche in questo caso, creare un alias cui far afferire tutti i personaggi che si ritenevano corrispondergli, cioè tutte le varianti con le quali veniva definito ciascun soggetto. L'alias di un individuo è dunque il nome più completo possibile, frutto di una collazione di tutte le variabili, integrato in seguito attraverso il confronto con gli alias dei relativi antenati.
Si può in proposito portare ad esempio Francesco Zaffini che si incontra nel testo come:
Si è reso inoltre necessario includere nel record che va a comporre l'alias il campo "provenienza/residenza" e il campo "qualifiche/note". Il primo ha accolto tutte le attinenti specifiche esplicitamente espresse e/o quelle implicite nella posizione all'interno delle liste: gli eletti ai consigli cittadini erano infatti egualmente suddivisi per capite e i loro nomi comparivano disposti su due colonne, la prima per il capite superiori e la seconda per il capite inferiori. Il campo "qualifiche/note" accoglie invece tutte le ulteriori informazioni relative ad un soggetto che non hanno trovato spazio negli altri e cioè: eventuali titoli nobiliari, notizie biografiche, parentele, elezione al consolato di un'arte etc.
Nell'individuazione dei personaggi e nella formazione dell'alias, come può facilmente intuirsi, si sono dovute operare delle scelte basate sulle evidenze documentali, ma anche sulla conoscenza della storia locale nonché su deduzioni logiche. Per questa ragione si è tentato di garantire la massima trasparenza della scheda personaggio, affiancando all'alias tutte le variabili incontrate nel testo, perché fossero espliciti i meccanismi che hanno portato alla sua formazione e per offrire la possibilità a studiosi e utenti di suggerire implementazioni ed emendare eventuali errori.